Ce îi face pe unii oameni mai productivi decât pe alții. Te-ai evalua ca fiind extrem de productiv?

Anul trecut hbr.org a publicat un sondaj pentru a ajuta profesioniștii să-și evalueze propria productivitate personală – definită ca obiceiurile asociate cu realizarea lor fiecare zi. Sondajul s-a concentrat pe șapte obiceiuri: dezvoltarea rutinelor zilnice, planificarea programului, gestionarea mesajelor, realizarea multor lucruri, organizarea de întâlniri eficiente, perfecționarea abilităților de comunicare și delegarea sarcinilor altora. După curățarea datelor, am obținut un set complet de răspunsuri de la 19.957 de respondenți de pe șase continente. Aproximativ jumătate erau locuitori ai Americii de Nord; alți 21% erau rezidenți ai Europei și 19% rezidenți în Asia. Restul de 10% au fost formați din rezidenți (în ordine descrescătoare) din Australia, America de Sud și Africa. Sondajul nostru și-a avut limitele – de exemplu, respondenții au fost un eșantion auto-selectat de cititori ai HBR.org, iar evaluările au fost mai degrabă autoevaluări ale obiceiurilor decât măsuri obiective ale productivității oamenilor. Cu toate acestea, credem că rezultatele sondajului oferă informații utile despre obiceiurile importante de productivitate și provocările cu care se confruntă profesioniștii.

Trei modele generale s-au evidențiat: în primul rând, munca pe timp mai îndelungat nu înseamnă neapărat o productivitate personală mai mare. Lucrul mai inteligent este cheia pentru a realiza mai multe dintre prioritățile tale principale în fiecare zi. În al doilea rând, vârsta și vechimea au fost foarte corelate cu productivitatea personală – profesioniștii mai în vârstă și mai în vârstă au înregistrat scoruri mai mari decât colegii mai tineri și mai tineri. În al treilea rând, scorurile generale de productivitate ale profesioniștilor bărbați și femei au fost aproape aceleași, dar au existat diferențe de gen în anumite obiceiuri care promovează productivitatea personală. Mai precis, am constatat că profesioniștii cu cele mai mari scoruri de productivitate au avut tendința de a se descurca bine în aceleași grupuri de obiceiuri. Ei și-au planificat munca în funcție de prioritățile lor principale și apoi au acționat cu un obiectiv definit. Au dezvoltat tehnici eficiente pentru gestionarea unui volum mare de informații și sarcini. Și au înțeles nevoile colegilor lor – pentru întâlniri scurte, comunicări receptive și indicații clare. Să intrăm mai adânc în rezultatele sondajului. În ceea ce privește geografia, scorul mediu de productivitate pentru respondenții din America de Nord a fost la mijlocul pachetului, chiar dacă americanii tind să lucreze mai multe ore. Scorul din America de Nord a fost semnificativ mai mic decât scorurile medii de productivitate pentru respondenții din Europa, Asia și Australia.

Pe de altă parte, scorul din America de Nord a fost semnificativ mai mare decât scorurile medii de productivitate pentru rezidenții din America de Sud și Africa (deși reamintim că acestea au fost zonele în care am avut cele mai puține date). Analizând datele, am constatat că scorurile de productivitate mai ridicate pentru Europa, Asia și Australia au fost determinate de obiceiuri puternice în domenii precum programul zilnic, neverificarea constantă a mesajelor, concentrarea devreme pe produsul final și gândirea atentă înainte de a citi sau scrie. . În timp ce sondajul nostru a evidențiat diferențe semnificative în scorurile de productivitate pe continent, a arătat diferențe minime între scorurile medii ale respondenților de sex masculin și feminin. În general, respondenții au fost 55% bărbați și 45% femei. Cu toate acestea, au existat unele diferențe demne de remarcat în modul în care femeile și bărbații au reușit să fie atât de productivi. Femeile au avut tendința să obțină un scor deosebit de mare atunci când a fost vorba de organizarea de întâlniri eficiente – femeile erau mai predispuse decât bărbații să trimită o agendă în avans, să mențină întâlnirile la mai puțin de 90 de minute și să termine întâlnirile cu un acord asupra pașilor următori. De asemenea, femeile au fost mai predispuse să spună că și-au pregătit calendarele cu o seară înainte și au răspuns prompt la e-mailurile importante.

În schimb, bărbații s-au descurcat deosebit de bine atunci când a fost vorba de a face față unui volum mare de mesaje – nu se uită la e-mailurile lor prea des și sar peste mesajele de valoare scăzută. De asemenea, bărbații au fost mai predispuși decât femeile să raporteze că păstrează sloturi libere în programul lor zilnic, ajung rapid la produsul final și compun schițe înainte de a scrie note. Pe lângă geografie și gen, am analizat răspunsurile la chestionarul nostru în funcție de vârstă și vechime. Au existat cinci categorii de vârstă – cei mai mulți respondenți în categoria sub 30 de ani și cei mai puțini în categoria peste 60 de ani. Am constatat că scorurile de productivitate ale respondenților au crescut sistematic cu cât îmbătrânesc. Această tendință pare să reflecte beneficiile învățării din ani de experiență cum să lucrezi mai inteligent. Motoarele acestor scoruri de productivitate mai ridicate pentru respondenții din categoriile de vârstă mai înaintate au fost obiceiurile lor mai puternice în patru domenii: dezvoltarea de rutine pentru activități cu valoare redusă, gestionarea fluxului de mesaje, organizarea de întâlniri eficiente și delegarea sarcinilor altora. Povestea a fost oarecum asemănătoare când a fost vorba de vechime. Au fost cinci niveluri de vechime capturate în date, 5 fiind cel mai junior și 1 beig cel mai în vârstă. Numărul de respondenți a fost cel mai mare la nivelul cel mai junior și cel mai scăzut la nivelul cel mai senior. Ca și în cazul vârstei, scorurile de productivitate au crescut sistematic cu niveluri succesive mai mari de vechime. Acest lucru poate sugera că profesioniștii din afaceri ating niveluri mai ridicate de vechime, parțial prin cultivarea unor obiceiuri bune de productivitate (sau invers, oamenii devin mai în vârstă și apoi trebuie să devină mai productivi). Cu toate acestea, factorii care au obținut scoruri mai mari pentru respondenții de nivel superior au fost diferiți de cei pentru respondenții mai în vârstă. Respondenții mai seniori au obținut o productivitate ridicată datorită unei mai bune planificări a programelor lor, prin realizarea multor lucruri și prin abilități de comunicare mai puternice.

Sursa: hbr.org